Электронные транспортные накладные (ЭТрН): что изменится с 1 сентября 2026 года

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажного документа, который подтверждает факт перевозки груза (вывоз мусора) автомобильным транспортом.

Документ используется для подтверждения расходов на транспортировку, проведения расчетов между сторонами и ведения налогового учета. По своей юридической силе ЭТрН полностью соответствует бумажной версии и содержит аналогичные реквизиты.

Переход на цифровой формат связан с необходимостью сделать грузоперевозки более прозрачными, ускорить обмен документами и сократить объем бумажного документооборота.

Почему электронные накладные становятся обязательными

Ранее использование ЭТрН было добровольным. Компании могли самостоятельно выбирать между бумажным и электронным форматом.

С 1 сентября 2026 года ситуация изменится. Электронные перевозочные документы станут обязательными для большинства участников рынка.

Новые правила распространяются на:

• грузоотправителей;
• перевозчиков;
• экспедиторов;
• грузополучателей.

Главная цель изменений — создание единой цифровой системы, позволяющей контролировать движение грузов и обмениваться документами в режиме реального времени.

Какие преимущества дает переход на ЭТрН

Внедрение электронного документооборота позволяет решить сразу несколько задач.

Основные преимущества:

• сокращение расходов на печать и хранение документов;
• ускорение оформления перевозок;
• уменьшение количества ошибок при заполнении документов;
• автоматическая передача данных между информационными системами;
• более быстрый обмен информацией между участниками перевозки;
• удобный поиск документов в электронном архиве;
• возможность контролировать статус доставки на каждом этапе.

Кроме того, электронные документы проще интегрировать с бухгалтерскими и логистическими программами.

Как работает система обмена электронными транспортными накладными

Стандартная схема выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель создает электронную накладную.
2. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
3. Оператор электронного документооборота передает сведения в государственную информационную систему.
4. Перевозчик получает доступ к документу и вносит необходимые данные.
5. Водитель подтверждает прием груза.
6. Грузополучатель принимает груз и подписывает соответствующий раздел накладной.
7. Перевозчик завершает оформление документа.

В результате вся информация о перевозке хранится в электронном виде и доступна участникам процесса.

Какие документы понадобятся для работы с ЭТрН

Для перехода на новый формат необходимо подготовить несколько обязательных компонентов.

В первую очередь потребуется квалифицированная электронная подпись. Она необходима сотрудникам, которые будут подписывать документы от имени компании.

Также необходимо:

• подключиться к оператору электронного документооборота;
• настроить интеграцию с учетными системами;
• оформить машиночитаемые доверенности при необходимости;
• обеспечить сотрудников мобильными устройствами;
• организовать стабильный доступ к интернету.

Если в компании используются программы для учета грузоперевозок, желательно заранее проверить совместимость программного обеспечения с сервисами электронного документооборота.

Когда электронная транспортная накладная не требуется

Несмотря на обязательный переход, законодательство предусматривает ряд исключений.

ЭТрН можно не оформлять в следующих ситуациях:

Доставка собственным транспортом

Если поставщик самостоятельно доставляет товар покупателю и отдельный договор перевозки отсутствует, транспортная накладная может не оформляться.

Самовывоз

При самовывозе покупатель самостоятельно забирает продукцию со склада поставщика. В этом случае допускается использование других документов, подтверждающих передачу товара.

Внутренние перемещения

Если компания перевозит продукцию между собственными складами, филиалами или торговыми точками, обязательное оформление ЭТрН не требуется.

Курьерская доставка

При доставке небольших отправлений могут использоваться другие способы подтверждения передачи груза.

Как подготовиться к переходу на новые правила

Откладывать внедрение электронных документов до последнего момента не стоит.

Подготовку лучше начать заранее:

• проверить наличие электронных подписей;
• выбрать оператора ЭДО;
• обновить внутренние регламенты;
• пересмотреть договоры с контрагентами;
• настроить интеграцию учетных систем;
• провести обучение сотрудников;
• выполнить несколько тестовых перевозок.

Такой подход позволит выявить возможные ошибки еще до вступления новых требований в силу.

Что делать, если в электронной накладной обнаружена ошибка

Порядок исправления зависит от того, на каком этапе была обнаружена проблема.

Если документ еще не подписан, его можно отозвать и оформить заново.

Если ошибка обнаружена после подписания, потребуется оформить уточнение через систему электронного документооборота.

При незначительных неточностях допускается фиксация замечаний непосредственно во время приемки или передачи груза.

Критические ошибки, которые влияют на юридическую силу документа, необходимо исправлять с обязательным подтверждением всех участников перевозки.

Заключение

Переход на электронные транспортные накладные станет одним из самых масштабных изменений в сфере грузоперевозок за последние годы. Компаниям необходимо заранее адаптировать свои бизнес-процессы, внедрить электронный документооборот и обучить сотрудников.

Чем раньше бизнес начнет подготовку, тем проще пройдет переход на обязательное использование ЭТрН и тем меньше риск столкнуться с проблемами после вступления новых требований в силу.